Datenschutzerklärung

Domus-Atrium

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung dieser Website.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Domus-Atrium Haupts

Schützenstraße 28

41239 Mönchengladbach

E-Mail: info@domus-atrium.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist, oder soweit eine gesetzliche Verpflichtung oder Ihre Einwilligung vorliegt.

Rechtsgrundlagen Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von Daten, die zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind (z. B. Bearbeitung einer Anfrage, Erstellung eines Angebots), ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten), beruht dies auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist (z. B. IT-Sicherheit, Betrugsprävention, Nachvollziehbarkeit von Änderungen über die Protokollierungsfunktion), stützt sich die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hosting Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet. Die dort gespeicherten personenbezogenen Daten umfassen insbesondere Server-Logfiles sowie alle über diese Website eingegebenen Daten.

Hoster: ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf

Der Hoster wird die Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist, und unseren Weisungen in Bezug auf diese Daten folgen.

Server-Logfiles Der Provider der Website erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies Diese Website setzt technisch notwendige Session-Cookies des WordPress-Logins/CRM-Bereichs ein. Über das eingebundene Plugin „Site Kit by Google“ können zudem Cookies von Google-Diensten (z. B. Google Analytics) gesetzt werden, soweit diese aktiv genutzt werden. Soweit hierfür nach anwendbarem Recht eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese vor dem Einsatz entsprechender Cookies eingeholt.

3. Kontaktformular auf der Website

Auf dieser Website steht ein Anfrageformular zur Verfügung, über das Sie uns kontaktieren können. Dabei erheben wir folgende Daten:

• Name (Pflichtangabe)
• Firma (freiwillige Angabe)
• E-Mail-Adresse (Pflichtangabe)
• Telefonnummer (freiwillige Angabe)
• Ihre Nachricht/Ihr Anliegen (Pflichtangabe)
• Ihre Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten (Pflicht-Checkbox)

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns formlos kontaktieren.

Zusätzlich wird zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch (Spam) ein verstecktes Formularfeld („Honeypot“) sowie eine kurzfristige, IP-bezogene Zugriffsbegrenzung eingesetzt, um Mehrfacheinreichungen in kurzer Zeit zu verhindern. Die hierbei verwendete IP-Adresse wird ausschließlich temporär zu diesem Zweck verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen und missbrauchsgeschützten Kontaktformular (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die von Ihnen über das Formular übermittelten Daten werden in unserem internen Kundenverwaltungssystem (siehe Abschnitt 4) gespeichert: Stimmen Name bzw. E-Mail-Adresse mit einem bereits bei uns vorhandenen Kunden überein, wird Ihre Nachricht diesem Kunden als Notiz zugeordnet; andernfalls wird ein neuer Kunden- bzw. Ansprechpartner-Datensatz angelegt. Ihre Daten werden in diesem Fall nach den in Abschnitt 7 beschriebenen Grundsätzen gespeichert.

4. Kundenverwaltungssystem

Wir Verwaltung unserer Kunden-, Interessenten- und Geschäftsbeziehungen auf unserer Website. Hierbei handelt sich um ein intern betriebenes Kundenverwaltungssystem (CRM), dessen Daten ausschließlich auf unserem eigenen bzw. dem für uns gehosteten Server gespeichert werden; eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur im Rahmen der in Abschnitt 6 genannten Auftragsverarbeiter.

Verarbeitete Daten Im Rahmen der Kundenverwaltung verarbeiten wir – je nach Geschäftsbeziehung – insbesondere folgende Datenkategorien:

• Firmen- und Kontaktdaten (Firmenname, Adresse, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsdaten)
• Angaben zu Aufträgen, Angeboten/Kostenvoranschlägen und Lieferantenbeziehungen
• Aufgaben im Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung
• Notizen und Vermerke, die im Rahmen der Kommunikation mit Ihnen entstehen (z. B. aus dem Kontaktformular, Telefonaten oder E-Mails)
• Eingangsbelege und sonstige kaufmännische Unterlagen, soweit diese personenbezogene Daten enthalten

Zweck und Rechtsgrundlage Die Verarbeitung dient der Begründung, Durchführung und Abwicklung von Geschäftsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie der Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Soweit Daten darüber hinaus zu internen Organisations- und Nachvollziehbarkeitszwecken verarbeitet werden, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Geschäftsorganisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Versand von Angeboten/Kostenvoranschlägen per E-Mail Auf Ihren Wunsch bzw. im Rahmen der Vertragsanbahnung versenden wir Angebote und Kostenvoranschläge als PDF-Dokument per E-Mail an die von Ihnen angegebene oder im System hinterlegte Kontakt-E-Mail-Adresse. Das PDF enthält die zur Vertragsanbahnung erforderlichen Daten (u. a. Firmen- und Kontaktangaben, Leistungspositionen, Preise).

Zugriffsbeschränkung und Protokollierung Der Zugriff auf das Kundenverwaltungssystem ist auf berechtigte Mitarbeitende beschränkt und richtet sich nach einem Rollenkonzept mit abgestuften Zugriffsrechten (Geschäftsführung, Buchhaltung, Mitarbeitende). Sicherheitsrelevante und nachvollziehbarkeitspflichtige Vorgänge (z. B. Änderungen an Rollen, Löschungen) werden in einem Audit-Log protokolliert. Dieses Protokoll dient ausschließlich der internen IT-Sicherheit und Nachvollziehbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und ist nur der Geschäftsführung zugänglich; es kann durch die Geschäftsführung einzeln oder vollständig gelöscht werden.

5. Datensicherung (Backups)

Zur Absicherung gegen Datenverlust erstellen wir regelmäßig bzw. vor wesentlichen Änderungen automatisierte Sicherungskopien (Backups) der im Kundenverwaltungssystem gespeicherten Daten. Diese Backups enthalten sämtliche zu diesem Zeitpunkt im System vorhandenen personenbezogenen Daten (siehe Abschnitt 4) sowie zugehörige Dokumente.

Die Backup-Dateien werden ausschließlich in einem geschützten, nur für berechtigte Mitarbeitende (Geschäftsführung) zugänglichen Bereich auf unserem Server abgelegt. Das Erstellen, Herunterladen, Hochladen und Wiedereinspielen von Backups ist ausschließlich der Geschäftsführung vorbehalten und zum Schutz vor versehentlichem Datenverlust mit zusätzlichen Bestätigungsschritten versehen. Backups können auch zum Zweck des Umzugs der Daten auf eine andere, von uns betriebene Website-Installation verwendet werden; auch in diesem Fall verbleiben die Daten in unserer eigenen Verantwortung und werden nicht an Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage für die Erstellung und Vorhaltung von Backups ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit, Integrität und Verfügbarkeit der verarbeiteten Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie Art. 32 DSGVO).

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist, oder Sie eingewilligt haben. Folgende externe Dienstleister erhalten im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses (Art. 28 DSGVO) Zugriff auf personenbezogene Daten:

Hosting-Anbieter ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf – verarbeitet sämtliche auf dieser Website und im Kundenverwaltungssystem gespeicherten Daten im Rahmen der Serverbereitstellung (siehe Abschnitt 2).

Versand von E-Mails Der Versand von E-Mails (z. B. Angebote, Benachrichtigungen) erfolgt über den Standard-E-Mail-Versand unseres Hosting-Anbieters (ALL-INKL.COM); ein externer E-Mail-Versanddienst wird nicht eingesetzt.

Weitere Dienste Auf dieser Website ist das Plugin „Site Kit by Google“ eingebunden, über das Dienste von Google (u. a. Google Analytics, Google Search Console) genutzt werden können. Diese Dienste können personenbezogene Daten (insbesondere Nutzungs- und Logdaten, ggf. die IP-Adresse) an Google LLC bzw. Google Ireland Limited übermitteln und dort verarbeiten. Nähere Informationen zu Umfang und Zweck der Datenerhebung durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google (https://policies.google.com/privacy). Ein Newsletter-Versand findet über diese Website nicht statt.

Mit den genannten Dienstleistern bestehen, soweit gesetzlich erforderlich, entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung.

7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist, oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorsehen.

• Daten aus dem Kontaktformular, die zu keiner Geschäftsbeziehung führen, werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.
• Kunden-, Auftrags-, Angebots- und Rechnungsdaten unterliegen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere nach HGB und AO) von i. d. R. sechs bzw. zehn Jahren und werden nach Ablauf dieser Fristen gelöscht, sofern keine weitere Aufbewahrungspflicht oder -berechtigung besteht.
• Einträge im Audit-Log werden grundsätzlich zu Nachvollziehbarkeitszwecken vorgehalten, können jedoch durch die Geschäftsführung einzeln oder vollständig gelöscht werden.
• In Backups enthaltene Daten (siehe Abschnitt 5) unterliegen denselben Aufbewahrungsgrundsätzen; ältere, nicht mehr benötigte Backups werden in angemessenen Abständen gelöscht.

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen,
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen,
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenportabilität),
• gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.

SSL-/TLS-Verschlüsselung Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Änderung dieser Datenschutzerklärung Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.